Databehandleraftale (DPA)

0. Hvornår er FormPilot dataansvarlig, og hvornår databehandler?

For almindelige, individuelle brugere af FormPilot Coach (dvs. en person, der selv opretter en konto og selv bestemmer, hvad deres data bruges til) er FormPilot dataansvarlig — se Privatlivspolitikken. Denne databehandleraftale er relevant i den situation, hvor en anden organisation (fx en coach, en klub eller en virksomhed) bruger FormPilot som en tjeneste til at administrere træningsdata for SINE EGNE brugere/udøvere/medarbejdere. I den situation er organisationen dataansvarlig, og FormPilot optræder som databehandler på organisationens vegne og efter organisationens instruks.

Bemærk: denne B2B/"organisation administrerer andres data"-model er endnu ikke en aktiv, understøttet funktion i FormPilot Coach. Dette dokument er forberedt som arbejdsudkast til den dag, funktionen udbydes.

1. Parter

2. Instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. Denne aftale, sammen med den dataansvarliges brug af Tjenestens funktioner, udgør den dokumenterede instruks.

3. Behandlingens karakter og formål

Databehandlingen består i drift af den digitale træningsplanlægger FormPilot Coach på vegne af den dataansvarlige — herunder lagring, visning og bearbejdning af de registreredes trænings- og kontodata, som beskrevet i Bilag 1.

4. Typer af personoplysninger

Se Bilag 1 for den fulde liste. Overordnet: kontooplysninger (email), træningsmål, planlagte og gennemførte træninger, evt. importerede Strava-data (puls/watt/distance/tid/højde/kalorier), evt. selvindtastet vægt, udstyr, og supportkommunikation.

5. Kategorier af registrerede

De registrerede er de personer, hvis træningsdata behandles i Tjenesten på den dataansvarliges vegne — fx udøvere/medlemmer/medarbejdere tilknyttet den dataansvarliges organisation.

6. Underdatabehandlere

Den dataansvarlige giver hermed generel tilladelse til, at databehandleren gør brug af de underdatabehandlere, der er angivet i Bilag 3. Databehandleren skal underrette den dataansvarlige om enhver tilsigtet ændring vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere, så den dataansvarlige har mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

7. Sikkerhedsforanstaltninger

Se Bilag 2 for de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er implementeret på tidspunktet for dette udkast.

8. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal, under hensyntagen til behandlingens karakter, bistå den dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, i det omfang dette er muligt, for opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelse af registreredes rettigheder (indsigt, berigtigelse, sletning m.v.), samt ved sikkerhedsbrud og konsekvensanalyser, hvor det er relevant.

9. Sletning/tilbagelevering ved aftalens ophør

Ved aftalens ophør skal databehandleren, efter den dataansvarliges valg, slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

10. Tilsyn og dokumentation

Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse af denne aftale og GDPR artikel 28, til rådighed for den dataansvarlige, og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige, inden for rimelige rammer og med rimeligt varsel.

11. Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige, efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, der vedrører data behandlet under denne aftale.

Bilag 1 — Behandling

Bilag 2 — Sikkerhed

• Login og autentificering håndteres via Firebase Authentication (kryptering af adgangskoder m.v.).
• Data i database (Firestore) er adgangsbegrænset via sikkerhedsregler, så en bruger som udgangspunkt kun kan tilgå egne data; udvidet administratoradgang er begrænset til en fast, verificeret ejer/administrator-rolle.
• Kommunikation sker krypteret (HTTPS/TLS) mellem klient, hosting og de tilkoblede tjenester.
• Følsomme nøgler/adgangsoplysninger (fx Strava-tokens, service-account-nøgler) opbevares server-side og logges ikke i klartekst.
• Adgang til administrative funktioner (Admin-panelet) er begrænset til en udpeget ejer/administrator og kræver login.
• Dette er en foreløbig, ikke-udtømmende beskrivelse. En fuld sikkerhedsgennemgang (inkl. formel risikovurdering) bør udføres, før aftalen anvendes med betalende B2B-kunder — se det interne GDPR-overblik.

Bilag 3 — Underdatabehandlere

Kontakt

Spørgsmål til denne databehandleraftale kan sendes til [INDSÆT GDPR EMAIL].